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女優・麻生久美子さんが“楽ちん・簡単・管理しやすい”書類の整理にチャレンジ! 女優・麻生久美子さんが“楽ちん・簡単・管理しやすい”書類の整理にチャレンジ!

麻生久美子,手塚千聡,書類整理
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年度末から新学期。「子どもがもらってくる書類などがありすぎて、混乱気味です」という麻生さん。そこで今回は、整理のプロである手塚千聡さんを先生に迎え、麻生さんに合った整理術を教えていただきました。

目次
女優・麻生久美子さんが“楽ちん・簡単・管理しやすい”書類の整理にチャレンジ!
  1. 書類の整理について教えてくれたのは…手塚千聡さん
  2. 忙しくても続けられる! すっきり&簡単な書類の整理術とは?
  3. さっそく、書類の整理をスタート
  4. 仕分けが完成し、書類の整理を終えて

書類の整理について教えてくれたのは…手塚千聡さん

PROFILE
ライフオーガナイザー®︎、クローゼットオーガナイザー®︎の資格を取り、暮らしと収納の仕組みづくりを提案する「LaLaDUAL」主宰。
https://laladual.com

忙しくても続けられる! すっきり&簡単な書類の整理術とは?

日々増えていく書類の整理は、整理のプロである手塚さんも苦手だったそう。

「実は私、ものの中でも書類の整理が一番苦手で。いろいろ失敗もしているんです。素敵なファイルを買ったり、高度な仕組みを考えたりして、結局わからない!ってなるパターンをくり返してきました。結果、自分に合わないようなら便利な収納グッズは買わないほうがいいということがわかりました(笑)。

子どもの書類が多い場合は、まず全部出してみることが大切。まずは、効率よく処理したい「事務関連」と、残しておく「作品関連」に分けてみましょう。
「書類関連」の中でも提出物だけは別にして、目立つ場所に。

それ以外は習い事別など、ジャンル別に二つ折りフォルダーに挟みましょう。投げ込むだけなので楽ですよ。そして、まとめてボックスに入れておくだけ。ボックスを作業する部屋の取り出しやすい場所に置いておけば、隙間時間にささっと整理することができます。
子どもがつくったものは実物をとっておくよさがありますが、実物で残したものも残す基準を決めて、1年に1回くらい見返して整理するといいですね」(手塚さん)


さっそく、書類の整理をスタート

手塚さんのお話を興味深く聞いていた麻生さん。さっそく書類を整理していきます!

STEP 1
思考の整理と全部出しが重要です

\BEFORE/

スタッキングできるボックスと大きめのケースで、娘と息子の書類を整理している、という麻生さん。
「まずは全部出して、麻生さんがそれぞれどんなふうに使いたいか整理していきましょう」(手塚さん)

STEP 2
子どもの「事務関連」と「作品関連」に分類

【事務関連】
【作品関連】

分けるときのポイントは、お知らせや提出物などルーティンで処理したい「事務関連」と、思い出として残しておきたい「作品関連」に。さらに事務関連は、学校、習い事別(バレエ、新体操、ダンス、プール、ピアノ等)、提出物に分けていきます。

\AFTER/
「事務関連」と「作品関連」に分け、さらに「事務関連」は習い事などのジャンル別に仕分けすることができました。

STEP 3
A4より大きいものは引き出し利用も便利

A4ファイルサイズにおさまらない、ドリル・宿題用の書類は、そのまま引き出しに保存しても便利。画用紙やかさばる作品は衣装ケースに入れるのも手。たまったら残す、残さないの整理を。
「定量管理といって、ある程度の量になったら整理してください」(手塚さん)

STEP 4
「事務関連」の書類を個別フォルダーに分類

事務関連の書類をジャンル別にフォルダーに分けるため、ラベルをつくります。マスキングテープに手書きで「バレエ」「絵画」など書き込んでいきます。どこにも属さない検討中の書類は「もやもや」と書いて。

プールなら青、ピアノなら黒など、マスキングテープを連想する色にしてもいい、と手塚さんからアドバイス。文字を読まなくても、ぱっとわかりやすくなるそう。

カラフルなラベルができました! このフォルダーにジャンルごとの書類を入れます。ジャンル分けしたフォルダーはまとめてボックスに入れておけばオーケー。

POINT
「一時置き」箱もつくりましょう
「持って帰ってきた書類をその都度整理するのは大変。空き箱でもかまわないので一時置き場をつくって、週末などタイミングを決めて整理しましょう」(手塚さん)

STEP 5
プリント類の提出し忘れには……

■家族カレンダーをつくる

手塚さんは、エクセルで“家族カレンダー”を自作。家族の予定や提出物の期限を書き込み、夫と情報をシェア。提出物と一緒にバインダーにとじて目立つ場所に。

■エバーノートなどスキャンアプリも積極的に利用

デジタル好きな麻生さんに向いているかもと薦められたのが「Evernote」というパソコン&スマホのアプリ。大事な書類を写真に撮って保存したり、メモを残せるメモ帳のようなもので、キーワード検索できる、タスクにリマインダーを設定できる、複数人で共有できるなど、便利な機能もあります。


仕分けが完成し、書類の整理を終えて

「絵を引き出しや衣装ケースに保管するなんて目からウロコでした。まずは引き出しをひとつ整理し、空けることから始めないと……。二つ折りのフォルダーに、ただ書類を挟んでおくだけの管理も楽でよさそう。そして、書類を写真に撮って管理するアプリがあるなんて。便利なアプリは好きなんです。やる気が出てきました!」(麻生さん)

photograph:Yumiko Miyahama styling:Nami Kagiyama hair & make-up:Yumi Narai text:Tomoko Yanagisawa web edit:Mina Ota
リンネル2018年6月号より
※画像・文章の無断転載はご遠慮ください

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